Les Commandes Client

Les Commandes Client sont généralement créées lorsqu'un « Devis » a été accepté. Elles marquent l’engagement des deux parties (Client et Vendeur) sur les produits ou prestations commandés.

Champs obligatoires

6 champs sont obligatoires :

◉ * Sujet :
- ◎ C'est le Nom de la Commande Client.
◉ * Statut :
- ◎ Ce champ indique l'étape à laquelle se trouve la Commande Client. Sous forme de liste déroulante, il vous faut choisir parmi les valeurs disponibles dans le CRM :
  - ※ Créé
  - ※ Approuvé
  - ※ Livré
  - ※ Annulé
◉ * Date d'échéance :
- ◎ Ce champ permet de renseigner la date limite de validité de la Commande Client.
- ◎ En cas de Facturation récurrente, elle permet de calculer les dates de facturation.
◉ * Assigné à :
- ◎ Ce champ permet de déterminer qui est en charge de la Commande Client.
◉ * Adresse facturation :

◎ Renseignez ici l'adresse à laquelle les Factures devront être envoyées.

◉ * Adresse livraison :
- ◎ Renseignez ici l'adresse à laquelle les Commandes devront être envoyées.

Selon la façon dont sont renseignés les Paramètres généraux, les champs « Nom compte » ou « Nom contact » peuvent aussi être obligatoires.

Relations possibles

Champs relatifs

Les Commandes Client possèdent plusieurs « champs relatifs » :

Modules liés

Les Commandes Client peuvent être mises en relation vers de nombreux autres modules :

◉ Agenda
- ◎ Activités à venir
- ◎ Historique activité
◉ Outils
- ◎ Documents
◉ Gestion
- ◎ /wiki/spaces/WI/pages/134643935
◉ Catalogue
- ◎ Parc Matériel

Fonctionnalités des documents commerciaux

Les Documents Commerciaux possèdent de nombreuses fonctionnalités communes :

Fonctionnalités spécifiques

Les Commandes Client ont quelques fonctionnalités spécifiques. En mode lecture sur une Commande Client, vous trouverez le bouton « Autres actions » :

Selon les droits qui vous sont attribués, vous pourrez y trouver les fonctions suivantes :

◉ Supprimer Commande Client
◉ Dupliquer
- ◎ Dans le cas où une Commande Client que vous avez envoyée à un client doit être ajustée, vous pourrez modifier le statut de la Commande Client initiale, la dupliquer et apporter ainsi les modifications souhaitées à la nouvelle Commande Client. Vous gardez ainsi la trace de toutes les Commandes Client envoyées à vos clients pour une future analyse.
◉ Générer Facture
- ◎ Le Devis est alors dupliqué dans le module « Facture ».
◉ Générer Bon de livraison
- ◎ Une fenêtre s'ouvre alors vous invitant à créer un « Bon de Livraison ». Cette fenêtre contient :
  - ※ La liste des différents « Produits » de la Commande Client et pour chacun de ces « Produits » :
    - ✻ Le nombre total prévu
    - ✻ Le nombre déjà livré
    - ✻ Le nombre à faire apparaître dans le « Bon de Livraison ». Celui est pré-rempli avec le nombre de « Produits » restant à livrer de la commande actuelle, vous pouvez toutefois indiquer un nombre inférieur.
- ◎ Lorsque le « Bon de Livraison » est créé alors le champ « Statut livraison » de la Commande Client se met automatiquement à jour :
  - ※ « Aucun » si vous n'avez pas encore créé de bon de livraison pour cette Commande Client
  - ※ « Partiel » si les bons de livraison liés a cette commande ne contiennent pas tous les produits commandés
  - ※ « Complet » si tous les produits commandés font partis d'un Bon de Livraison
- ◎ Lorsque le « Bon de Livraison » est créé alors les lignes de produit de la Commande Client se mettent également automatiquement à jour :
  - ※ « Aucun » si vous n'avez pas encore créé de bon de livraison pour la ligne de produit
  - ※ « Partielle » s'il manque des produits à livrer sur cette ligne de produit. Dans ce cas la quantité présente dans les Bons de livraison est indiquée
  - ※ « Complète » si tous les produits de la ligne de produit font partis d'un Bon de Livraison
- ◎ Une fois que tous les Produits font partis d'un Bon de Livraison, l'option devient grisée et il n'est plus possible de générer de Bons de Livraison sur cette Commande Client

Génération de Factures depuis la vue liste

Depuis la « vue liste » des Commandes Client, il existe une fonction « Générer Factures ». Celle-ci est accessible grâce au bouton « Actions ». Pour utiliser cette fonction, dans un premier temps sélectionnez les Commandes Client pour lesquelles vous souhaitez générer des « Factures » grâce aux cases à cocher, puis lancez la fonction « Générer Factures » :

Une fenêtre « Générer Factures » s'ouvre avec plusieurs options :

◉ « Un fichier par compte client » :
- ◎ Si la case n'est pas cochée :
  - ※ Chaque Commande Client génèrera une Facture.
  - ※ La seconde option ne sera pas accessible.
- ◎ Si la case est cochée :
  - ※ Si des Commandes Client concernent un même Compte, ces Commandes seront groupées ensemble pour ne générer qu'une seule Facture.
  - ※ La seconde option « Grouper les mêmes produits/services sur une ligne » sera accessible :
    - ✻ Si la case est cochée :
      - ☆ Les lignes de Produits/Services concernant les même Produits ou Services seront additionnées ensembles pour ne former qu'une ligne.
    - ✻ Si la case n'est pas cochée :
      - ☆ Les lignes de Produits/Services ne seront donc pas groupées.

Facturation récurrente

Gestion des abonnements et revenus récurrents

Les Commandes Client peuvent servir de « modèle » pour générer des factures récurrentes automatiquement. Plusieurs champs sont présents dans ce bloc et certains sont obligatoires si vous souhaiter l'activer :

◉ Activer la récurrence : Cochez cette case si vous souhaitez activer la Facturation récurrente. Les champs suivants deviennent alors disponibles :
- ◎ * Fréquence : Cette liste déroulante définit la fréquence de création des factures. Les valeurs à votre disposition sont :
  - ※ Quotidienne
  - ※ Hebdomadaire
  - ※ Mensuelle
  - ※ Trimestrielle
  - ※ Semestrielle
  - ※ Annuelle
- ◎ * Début : Date d’émission de la première facture récurrente.
- ◎ Fin : Date de fin d’émission des factures récurrentes.
- ◎ * Échéance : Cette liste déroulante permet de calculer les dates d’échéance des Factures récurrentes en ajoutant le nombre de jours sélectionnés à la date de facturation des Factures. Les valeurs à votre disposition sont :
  - ※ À 30 jours
  - ※ À 45 jours
  - ※ À 60 jours
  - ※ Comptant
  - ※ 30 jours fin de mois
  - ※ 45 jours fin de mois
  - ※ Fin de mois + 30 jours
  - ※ Fin de mois + 45 jours
  - ※ 30 jours fin de mois le 10
  - ※ 45 jours fin de mois le 10
  - ※ à 1 mois
  - ※ 60 jours fin de mois le 10
  - ※ 90 jours fin de mois le 10
  - ※ 90 jours fin de mois le 10
- ◎ * Statut de la facture : Cette liste déroulante permet de renseigner automatiquement le statut des factures récurrentes avec la valeur choisie. Les valeurs à votre disposition sont :
  - ※ Brouillon (finalisation manuelle)
  - ※ Finalisée - En attente
  - ※ Finalisée - Payé

Les champs « Dernière facture émise » et « Prochaine facture récurrente » sont informatifs et vous aident à mieux cerner ce qu'il s'est passé et ce qu'il va se passer.

Exemple de facturation récurrente

Voici ci-dessous les étapes à suivre pour créer une facturation récurrente :

Prenons le cas d’une facturation mensuelle relative à un abonnement pour des services. Vous avez envoyé une Commande Client qui vous a été renvoyée signée par le client.

◉ Copiez cette Commande Client.
◉ Renommer la nouvelle Commande Client en y ajoutant un mot-clé permettant de distinguer la Commande Client initiale de la Commande Client qui permet d’effectuer la récurrence (Ajoutez par exemple « [REC] - »)
◉ Retirez de cette Commande Client les lignes de Produits / Services qui ne devront pas être facturées par récurrence.
◉ Activez la récurrence :
- ◎ « Activer la récurrence » : Cochez la case.
- ◎ « Fréquence » : Sélectionnez la valeur « Mensuelle ».
- ◎ « Début » : Positionnez ici la date choisie pour la première facture récurrente.
- ◎ « Fin » : Positionnez ici la date choisie pour arrêter la facturation récurrente. Si vous laissez le champ vide, les factures seront indéfiniment créées.
- ◎ « Échéance » : Sélectionnez la valeur « Comptant ».
- ◎ « Statut de la facture » : Sélectionnez la valeur « Brouillon (finalisation manuelle) ».