Les Documents
Le module « Documents » est une G.E.D. ou Gestion Électronique des Documents. Il est ainsi possible grâce à ce module de stocker des documents électroniques, quel que soit leurs formats et les lier aux autres fiches du CRM. Le module « Documents » est donc accessible par la « Vue Liste Liée » Outils > Documents des modules suivants :
Il est possible de créer des Dossiers dans le module « Documents », ceux-ci permettront par la suite de classer les documents.
Pour ajouter un nouveau document, cliquez sur le bouton « Ajouter Document » :
Deux champs sont obligatoires :
- ◉ * Titre
- ◎ Donnez un titre explicite à votre document, surtout si le fichier que vous allez attacher possède un nom du type DSC012548.jpg
- ◉ * Assigné à
- ◎ C'est la personne qui sera propriétaire du fichier, cela peut avoir son importance selon la façon dont vous avez configuré les « Droit d'accès ».
Enfin d'autres champs sont disponibles :
C'est le bloc « Information Fichier » qui vous permettra de choisir un fichier pour l'enregistrer dans Initiative CRM. Deux types de téléchargement sont possibles :
- ◉ Interne
- ◎ Un téléchargement interne signifie que le fichier que vous souhaitez enregistrer dans le module est sur votre ordinateur.
- ◎ En édition, le champ « nom du fichier » est alors un bouton « Choisir Fichier ».
- ◎ En cliquant sur ce bouton, une fenêtre s'ouvre vous invitant à choisir un fichier.
- ※ La taille maximale du fichier est de 8 Mo.
- ◉ Externe
- ◎ Un téléchargement externe signifie que le fichier que vous souhaitez enregistrer dans le module est sur internet.
- ◎ Le champ « nom du fichier » est alors un champ de type URL.