Les Contrats de Service

Owned by Coralie L.
Last updated: Dec 05, 2019
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Les Contrats de Service servent à assurer un suivi de la quantité de « Tickets » que vos clients sollicitent.





Les Contrats de Service peuvent être utilisés comme un outil de S.A.V. ou bien dans le cadre du suivi d'une vente de services.

En temps qu'outil de S.A.V., la simple existence de cette démarche constitue déjà une garantie importante pour votre client : elle montre que la qualité de service est un élément important qui sera abordé sérieusement dans le cadre de vos relations client-fournisseur.

Dans le cas d'une vente de service, les Contrats de Service serviront à s'assurer que les Services rendus ont bien été prévus dans le cadre d'un contrat et ne dépassent pas l'engagement prévisionnel.



Champs obligatoires


2 champs sont obligatoires :

  • ◉ * Sujet :
    • ◎ C'est le Nom du « Contrat de Service ».
  • ◉ * Assigné à :
    • ◎ Ce champ permet de déterminer qui est responsable du « Contrat de Service ».



Champs et sections spécifiques


  • ◉ Champ « Statut » :
    • ◎ Ce champ permet de définir si le « Contrat de Service » est utilisable (valeur « En cours ») ou non (valeur « Terminé »).
  • ◉ Champ « Unités de suivi » :
    • ◎ Cette liste déroulante indique comment les « Tickets » liés au « Contrat de Service » doivent décompter les unités restantes du « Contrat de Service ». Les valeurs possibles sont :
      • ※ « Heures » pour que ce soit le champ « Heures » des « Tickets » qui serve à comptabiliser le volume des interventions.
      • ※ « Jours » pour que ce soit le champ « Jours » des « Tickets » qui serve à comptabiliser le volume des interventions.
      • ※ « Nombre de tickets » pour que ce soit le nombre de « Tickets » qui serve à comptabiliser le volume des interventions.
  • ◉ Champ « Unités totales » :
    • ◎ Ce champ numérique sert à renseigner le nombre d'unités du « Contrat de Service ». Couplé au champ « Unités de suivi », on peut alors facilement déterminer le temps d'intervention ou le nombre de « Tickets » prévus dans le « Contrat de Service ».
  • ◉ Champ « Unités utilisées » :
    • ◎ Ce champ numérique comptabilise le nombre d'unités déjà utilisées dans le cadre de ce « Contrat de Service ».
    • ◎ Ce champ est rempli automatiquement.
  • ◉ Champ « Date de début » :
    • ◎ Ce champ indique quand le « Contrat de Service » devient actif.
    • ◎ La « Date de début » n'a qu'une utilité informative, le remplissage de ce champ n'a pas d'incidence sur le fonctionnement du « Contrat de Service ».
  • ◉ Champ « Date d'échéance » :
    • ◎ Ce champ indique quand le « Contrat de Service » se termine.
    • ◎ La « Date d'échéance » n'a qu'une utilité informative, le remplissage de ce champ n'a pas d'incidence sur le fonctionnement du « Contrat de Service ».
  • ◉ Champ « Progression (en %) » :
    • ◎ Ce champ est calculé automatiquement selon la règle



Relations possibles


Champs relatifs


Les « Contrats de Service » possèdent un unique « champ relatif » :

  • ◉ Relatif à : On a ici le choix pour lier le « Contrat de Service » à une fiche du module « Comptes » ou à une fiche du module « Contacts ». Pour cela choisissez le module souhaité dans la liste déroulante puis utilisez les fonctionnalités des « champs relatifs » pour lier au « Contrat de Service » la fiche souhaitée :
    • ◎ Comptes
    • ◎ Contacts


Modules liés


Les « Contrats de Service » peuvent être mis en relation avec deux autres modules :



Fonctionnalités spécifiques


Un certain nombre d'automatismes existent sur les « Contrats de Service ».




Dès qu'un « Ticket » lié à un « Contrat de Service » passe au statut « Fermé », alors le champ « Unités utilisées » du « Contrat de Service » est mis à jour :

Si le champ « Unités de suivi » du « Contrat de Service » est « Heures » :

Alors le champ « Heures » de ce « Ticket » sera additionné au champ « Unités utilisées » et le champ « Progression (en %) » sera aussi recalculé :


Si le champ « Unités de suivi » du « Contrat de Service » est « Jours » :

Alors le champ « Jours » de ce « Ticket » sera additionné au champ « Unités utilisées » et le champ « Progression (en %) » sera aussi recalculé :


Si le champ « Unités de suivi » du « Contrat de Service » est « Nombre de tickets » :

Alors 1 unité est ajoutée au champ « Unités utilisées » et le champ « Progression (en %) » sera aussi recalculé :



Attention

Pour que les décomptes soient correctement calculés, il convient de bien renseigner le champ adéquat dans le module « Ticket » :


« Jours » si « Unités de suivi » du « Contrat de Service » est en « Jours »

et

« Heures » si « Unités de suivi » du « Contrat de Service » est en « Heures »



Aide à la saisie des « Ticket » :

  • ◉ Quand on créé un « Ticket » depuis une fiche « Compte » ou « Contact », si cette fiche est liée à un ou plusieurs « Contrats de Service », le « Ticket » sera aussi lié au plus ancien (selon la date de création) des « Contrats de Service » encore actifs.

  • ◉  De même, tout « Tickets » créé depuis un « Contrat de Service » sera aussi automatiquement lié au « Compte » ou « Contact » du « Contrat de Service ».



Quand un « Contrat de Service » est « Terminé » (champ « Statut ») :

  • ◉ Son champ « Date de fin » est automatiquement renseigné avec la date du jour.
  • ◉ Il n'est plus possible de le choisir depuis une fiche « Ticket ».
  • ◉ Il n'est plus possible d'y lier des « Tickets » car les boutons de Sélection et de Création de « Tickets » ne seront plus disponibles :






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