Relances d'activités

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Last updated: Nov 28, 2018 by Candice AIME (Unlicensed)
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Les activités sont souvent des rendez-vous entre les utilisateurs du CRM et vos clients. Il existe plusieurs moyens à votre disposition pour que personne n'oublie ces rendez-vous :




Pour vos utilisateurs


Il existe de multiples façons d'alerter les utilisateurs qu'une activité créée leur a été assignée, en voici quelques-unes :

  • ◉ Envoi d'une notification par email
    • ◎ A chaque fois qu'une activité est sauvegardée, si la case « Envoi notification par email » est cochée, alors la personne à qui l'on a assigné cette activité recevra un email détaillant l'activité.
    • ◎ L'email sera envoyé à l'adresse renseignée dans le champ « Email » de la page « Mes préférences » de l'utilisateur.
    • ◎ L'email envoyé est modifiable avec le compte admin grâce à l'outil « Workflow », le workflow en question est le suivant : « Workflow for Events when Send Notification is True »
  • ◉ Envoyer un rappel par email
    • ◎ Cette option permet de recevoir une alerte un certain temps avant l'activité, cette alerte est envoyée par email à l'utilisateur assigné et aux éventuels utilisateurs invités.
    • ◎ L'email sera envoyé à l'adresse renseignée dans le champ « Email » de la page « Mes préférences » des utilisateurs.
    • ◎ L'email envoyé est modifiable grâce à l'outil « Modèle d'emails » et le modèle en question est le suivant : « Rappel activité ».
    • ◎ Par ailleurs, l'utilisateur recevra une « Notification » en fonction de la valeur renseignée dans le champ « Délai de rappel » de la Configuration de son Calendrier.
  • ◉ Inviter des utilisateurs
    • ◎ Il est aussi possible d'inviter d'autres utilisateurs que la personne à qui on assigne l'activité, dans ce cas, ceux-ci sont automatiquement prévenus.
    • ◎ L'email sera envoyé à l'adresse renseignée dans le champ « Email » de la page « Mes préférences » des utilisateurs invités.
    • ◎ L'email envoyé est modifiable grâce à l'outil « Modèle d'emails » et le modèle en question est le suivant : « Notification Activité ».
    • ◎ Par ailleurs, les utilisateurs recevront une « Notification » en fonction de la valeur renseignée dans le champ « Délai de rappel » de la Configuration de leur Calendrier.

Lorsque votre activité est terminée ou n'a pas eu lieu, le champ « Suivi / rappel » apparaît dans le bloc « Information compte-rendu ».

Si cette case est cochée, vous avez la possibilité de dupliquer l'activité en question à l'identique et d'uniquement modifier la date, l'heure et le nom de l'activité ainsi créée.

Cette fonction est particulièrement pratique quand vous avez une activité de type Appel et que vous ne parvenez pas à joindre votre interlocuteur : Précisez que l'activité n'a pas eu lieu , positionnez le même appel à une date ultérieure et enregistrez le tout !

Et il existe encore d'autres moyens de connaître les activités à ne pas louper :



Pour vos clients


Si vous souhaitez avertir vos clients de la prise d'un rendez-vous, il est possible de mettre cela en place dans le CRM. Dans l'exemple qui va suivre, nous allons mettre en place le fonctionnement suivant :

  • ◉ Ajout d'une case à cocher « Notifier contact par email »
    • ◎ Quand cette case est cochée, nous allons dans un premier temps vérifier que tous les éléments nécessaires au bon fonctionnement de la notification sont présents
      • ※ Champ « Localisation » bien rempli,
      • ※ Champ « Contact » bien rempli.
    • ◎ Une fois l'activité enregistrée, nous allons mettre à jour la case à cocher « Notifier contact par email » en la décochant.
    • ◎ Enfin nous enverrons l'email au contact.

Bien sûr vous pouvez adapter cet exemple à vos propres besoins.



Pour ajouter une case à cocher « Notifier contact par email », nous utiliserons l'outil « Configurer les fiches » (①):

  • ② On sélectionne le module dans lequel on souhaite ajouter un champ, ici le module « Activités ».
  • ③ Dans le bloc où l'on souhaite ajouter notre champ, on clique sur le bouton « + Champ ».
  • ④ Il faut ensuite choisir le type de champ à ajouter, on sélectionnera ici un champ de type « Case à cocher ».
  • ⑤ Saisir dans le champ « Libellé » le nom du champ : « Notifier contact par email ».
  • ⑥ Enfin, cliquons sur le bouton « Enregistrer ».

Le champ est alors créé sur les activités.


Nous devons ensuite nous assurer que les champs nécessaires à la bonne exécution de l'envoi du mail soient bien complétés, pour cela nous allons utiliser l'outil « Formulaires dynamiques » (①):

  • ② On saisit un nom pour le formulaire, ici « notification rdv au contact ».
  • ③ Il faut ensuite choisir dans la liste à notre disposition sur quel module le formulaire sera actif : « Activités ».
  • ④ Il faut définir la règle qui fera que le formulaire doit se déclencher, dans notre exemple c'est le fait que la case à cocher « Notifier contact par email » est cochée, cela se traduit par la condition suivante :
    • ◉ « Notifier contact par email » égal « oui ».
  • ⑤ Il y a deux champs qui doivent impérativement être renseignés pour la suite des opérations, on cliquera donc deux fois sur le bouton « + Ajouter un champ ».
  • ⑥ Il faut maintenant définir les « Conditions » qui devront s'appliquer :
    • ◉ On souhaite que le champ « Localisation » soit renseigné car il sera utilisé dans l'email que l'on enverra au contact, pour cela on le sélectionne dans la liste déroulante « Champ ».
      • ◎ On définit la règle : quand ma condition (④) est vérifiée, alors le champ « Localisation » est « Obligatoire ».
    • ◉ On souhaite que le champ « Contact » soit renseigné car l'email que l'on souhaite envoyer lui est destiné.
      • ◎ On définit la règle : quand ma condition (④) est vérifiée, alors le champ « Contact » est « Obligatoire ».
    • ◉ Il n'est pas utile d'ajouter d'autres champs à gérer car ceux dont nous aurons besoin sont déjà des champs obligatoires du module « Activités ».
  • ⑦ Enfin, cliquons sur le bouton « Enregistrer ».

Le formulaire dynamique est alors terminé.


Il est maintenant temps de mettre en place le « Workflow » (①).

  • ◉ La première étape consiste à :
    • ② Nommer le Workflow
    • ③ Décider quand le Workflow devra être exécuté
      • ※ Ici il a été décidé que le Workflow s'exécutera à chaque fois que l'enregistrement est sauvegardé (afin que la notification puisse être envoyée plusieurs fois si nécessaire)

④ Cliquez sur le bouton « Suivant »



  • ◉ La condition choisie est :
    • ⑤ Le champ « Notifier contact par email » est égal à « oui »

⑥ Cliquez sur le bouton « Suivant »


  • ◉ Enfin dans la dernière partie du Workflow, nous implémentons les actions à effectuer, la mise à jour d'un champ (⑦) puis l'envoi d'un email.


  • ◉ Pour mettre à jour le champ « Notifier contact par email » :
    • ⑧ On donnera un Titre à l'action à effectuer : « Reset notifier contact par email ».
    • ⑨ Cliquez sur le bouton « + » pour ajouter un nouveau champ à mettre à jour.
    • ⑩ Dans la liste déroulante, choisissez le champ à mettre à jour : « Notifier contact par email ».
    • ⑪ Cliquez sur le bouton « Enregistrer ».


Il est maintenant l'heure de créer le mail à envoyer, cliquez sur le bouton « + » puis sur « Envoyer Email » (⑫)


  • ◉ Enfin dans la dernière partie du Workflow, nous implémentons la dernière action à effectuer, l'envoi d'un email :
    • ⑬ Il faut tout d’abord nommer l'action : « Envoi d'un email au contact ».
    • ◎ Nous décidons que l'exécution de la tâche se fera dès que possible en ne cochant pas la case « Exécuter la tâche ».
    • ⑭ expéditeur : Nous n'avons pas modifié la valeur pré-définie, l'expéditeur sera donc la personne assignée à l'activité.
    • ⑮ pour : L'email sera envoyé à l'adresse email renseignée sur le contact.
    • ⑯ Sujet : Le sujet du mail sera « Rendez-vous avec $(assigned_user_id : (Users) first_name) $(assigned_user_id : (Users) last_name) » où :
      • ※ « $(assigned_user_id : (Users) first_name) » sera remplacé par le prénom la personne assignée à l'activité.
      • ※ « $(assigned_user_id : (Users) last_name) » sera remplacé par le nom de famille de la personne assignée à l'activité.
      • ※ Pour que ces deux champs soient bien remplacés, il faudra que l’utilisateur ait bien son nom et prénom de complétés dans ses préférences.
    • ⑰ Enfin nous rédigeons avec le « CKEditor » le contenu du mail tout en appelant quelques variables

⑱ Cliquez sur le bouton « Enregistrer »


⑲ Tout est prêt, cliquez maintenant sur le bouton « Terminer » !



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