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Relances d'activités

Relances d'activités

Nov 28, 2018

Les activités sont souvent des rendez-vous entre les utilisateurs du CRM et vos clients. Il existe plusieurs moyens à votre disposition pour que personne n'oublie ces rendez-vous :

 

 

Pour vos utilisateurs

 

Il existe de multiples façons d'alerter les utilisateurs qu'une activité créée leur a été assignée, en voici quelques-unes :

  • ◉ Envoi d'une notification par email
    • ◎ A chaque fois qu'une activité est sauvegardée, si la case « Envoi notification par email » est cochée, alors la personne à qui l'on a assigné cette activité recevra un email détaillant l'activité.
    • ◎ L'email sera envoyé à l'adresse renseignée dans le champ « Email » de la page « Mes préférences » de l'utilisateur.
    • ◎ L'email envoyé est modifiable avec le compte admin grâce à l'outil « Workflow », le workflow en question est le suivant : « Workflow for Events when Send Notification is True »
  • ◉ Envoyer un rappel par email
    • ◎ Cette option permet de recevoir une alerte un certain temps avant l'activité, cette alerte est envoyée par email à l'utilisateur assigné et aux éventuels utilisateurs invités.
    • ◎ L'email sera envoyé à l'adresse renseignée dans le champ « Email » de la page « Mes préférences » des utilisateurs.
    • ◎ L'email envoyé est modifiable grâce à l'outil « Modèle d'emails » et le modèle en question est le suivant : « Rappel activité ».
    • ◎ Par ailleurs, l'utilisateur recevra une « Notification » en fonction de la valeur renseignée dans le champ « Délai de rappel » de la Configuration de son Calendrier.
  • ◉ Inviter des utilisateurs
    • ◎ Il est aussi possible d'inviter d'autres utilisateurs que la personne à qui on assigne l'activité, dans ce cas, ceux-ci sont automatiquement prévenus.
    • ◎ L'email sera envoyé à l'adresse renseignée dans le champ « Email » de la page « Mes préférences » des utilisateurs invités.
    • ◎ L'email envoyé est modifiable grâce à l'outil « Modèle d'emails » et le modèle en question est le suivant : « Notification Activité ».
    • ◎ Par ailleurs, les utilisateurs recevront une « Notification » en fonction de la valeur renseignée dans le champ « Délai de rappel » de la Configuration de leur Calendrier.

Lorsque votre activité est terminée ou n'a pas eu lieu, le champ « Suivi / rappel » apparaît dans le bloc « Information compte-rendu ».

Si cette case est cochée, vous avez la possibilité de dupliquer l'activité en question à l'identique et d'uniquement modifier la date, l'heure et le nom de l'activité ainsi créée.

Cette fonction est particulièrement pratique quand vous avez une activité de type Appel et que vous ne parvenez pas à joindre votre interlocuteur : Précisez que l'activité n'a pas eu lieu , positionnez le même appel à une date ultérieure et enregistrez le tout !

Et il existe encore d'autres moyens de connaître les activités à ne pas louper :

 

 

Pour vos clients