Formulaires dynamiques
Grâce aux formulaires dynamiques, vous pouvez gérer dynamiquement les droits de lecture et d’écriture et le caractère obligatoire d’un champ d’une fiche d’un module en fonction de la valeur d’un ou plusieurs champs de cette fiche.
Pour chaque module il est ainsi possible de créer une ou plusieurs règles qui peuvent s’appliquer à tous les utilisateurs ou uniquement à ceux ayant un certain rôle. Côté utilisateur, l’application de ces règles s’applique pendant la saisie d’une fiche, c’est-à-dire que la page peut se recalculer pendant que l’utilisateur la modifie.
Exemples d’utilisation :
- ◉ Facture « soldé »:
- ◎ quand une facture est soldée, rendre le champ « Date de règlement » obligatoire.
- ◉ Ticket « Fermé »:
- ◎ Quand un ticket est fermé, Ne plus modifier le statut (Lecture Seule) et rendre le champ « Solution » obligatoire.
- ◉ Affaire type « Audit »:
- ◎ Quand une affaire est de type « Audit », masquer les champs « systèmes d’exploitation » et « logiciels ».
La liste des règles
Les règles sont ordonnées par module et par ordre de priorité. Il est possible d’activer / désactiver une règle, ou d’en modifier l’ordre, en cliquant sur les icônes correspondantes.
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Cette icône vous indique que la règle est active, cliquer dessus la basculera en mode inactif | Cette icône vous indique que la règle est désactivée, cliquer dessus la basculera en mode actif |
Ces croix permettent d’organiser la priorité des règles pour un même module. Si des règles entrent en conflit, celles placées en haut seront prioritaires par rapport à celles situées en bas.
Création d’une règle
Pour commencer, cliquez sur le bouton « Ajouter un enregistrement »
Le nom de la règle est un champ obligatoire.
Le module sélectionné sera le module sur lequel la règle s’appliquera.
Suivant ce que vous choisissez dans le champ Utilisateurs, la règle s’appliquera uniquement aux utilisateurs, équipes, rôles ou rôles et subordonnés sélectionnés.
Si aucun rôle n’est sélectionné, la règle s’appliquera à tous les utilisateurs du CRM.
Le bloc « Conditions » permet de déterminer les conditions qui déclencheront l’application de la règle :
Le paramétrage des champs à gérer permet, quand les conditions précédemment saisies sont vérifiées, de choisir les champs impactés par les formulaires dynamiques.
Il est ainsi possible de :
- ◉ Rendre un champ invisible.
- ◎ Le champ existe toujours, si des valeurs sont renseignées elles restent bien enregistrées. Le champ ne sera plus visible pour les utilisateurs impactés par les formulaires dynamiques.
- ◉ Forcer un champ en lecture seule
- ◎ Un champ en lecture seule sera affiché mais non modifiable. Cette option n’affichera pas les champs masqués depuis le gestionnaire de profils.
- ◉ Passer un champ en lecture et écriture
- ◎ Un champ dont la case « Ecriture » est cochée sera en lecture-écriture, c’est-à-dire affiché et modifiable.
- ◉ Rendre un champ obligatoire
- ◎ Un champ dont la case « Obligatoire » est cochée devra être rempli.
Il est possible dans les formulaires dynamiques de gérer plusieurs champs simultanément. Pour ajouter un nouveau champ à gérer, cliquez sur le bouton « Ajouter un champ », choisissez le champ et renseignez les cases à cocher comme précédemment.
Attention
La gestion des champs par profil est prioritaire sur celle par les formulaires dynamiques. Un champ non-visible pour un profil ne pourra pas être rendu visible pour ce profil grâce aux formulaires dynamiques.
De même, un champ définit comme obligatoire dans le studio sera toujours obligatoire : aucun formulaire dynamique ne pourra contourner cette propriété de champ.