Importer - Les fichiers CSV
Pour réaliser un import de données dans Initiative, il faut fournir celles-ci sous un format bien spécifique : les fichiers CSV (Comma-separated values : valeurs séparées par des virgules).
Ce fichier ressemble fortement au format excel si ce n’est qu’il est possible d’éditer les fichiers CSV directement à l’aide d’un programme comme bloc-note. En effet, ce format est beaucoup plus simple que les fichiers excel car il omet les informations telles que la mise en forme :
| Format Excel : |
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| Format CSV : |
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S’il est possible dans excel de choisir parmi un vaste choix de délimiteurs, dans Initiative il est uniquement possible de séparer les données avec des virgules « , » ou des points-virgules « ; ». Lorsque vous souhaitez réaliser un import de données dans Initiative, veillez donc à bien utiliser l’un de ces deux séparateurs dans votre fichier CSV :
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Chaque type de donnée possède un format approprié pour l’import et certains types de champ possèdent des fonctionnalités que d’autres champs ne possèdent pas :
Il existe aussi deux autres types de champs qu'il est possible de renseigner grâce à un import de données :
- ◉ Civilité
- ◉ Champs de liaison
La Civilité peut être renseignée sur des fiches « Pistes » ou « Contacts », deux valeurs sont possibles :
| CSV | CRM |
| Ms. | Mme |
| Mr. | M |
Il est parfois possible sur certaines fiches de renseigner une liaison vers une autre fiche grâce aux « champs relatifs ». Pour effectuer cette liaison lors d'un import, deux cas de figure se présentent :
- ◉ Le champ relatif ne pointe que vers un type de modules :
- ◎ Il suffit de renseigner Le Nom de la fiche vers laquelle on souhaite effectuer la liaison, par exemple pour lier une fiche vers :
- ※ Un Compte, utilisez le champ « Nom compte » du Compte.
- ※ Un Contact, utilisez le champ « Nom » du Contact.
- ※ Une Piste, utilisez le champ « Nom » de la Piste.
- ※ Une Affaire, utilisez le champ « Nom affaire » de l'Affaire.
- ※ …
- ◎ Il suffit de renseigner Le Nom de la fiche vers laquelle on souhaite effectuer la liaison, par exemple pour lier une fiche vers :
- ◉ Le champ relatif peut pointer vers plusieurs types de modules :
- ◎ Le fonctionnement reste le même mais il faut ajouter en préfixe le nom du module ciblé suivit de la chaîne « :::: » par exemple :
- ※ Accounts::::Société X
- ※ Contacts::::Nom de Famille
- ※ Leads::::Nom de Famille
- ◎ Le fonctionnement reste le même mais il faut ajouter en préfixe le nom du module ciblé suivit de la chaîne « :::: » par exemple :
Sur la grande majorité des modules du CRM doit être renseigné le champ « assigné à ». Il faudra indiquer dans ce champ l'utilisateur du CRM qui est le « propriétaire » de la fiche, pour cela, renseignez son « Identifiant de connexion » :
Attention
Si l'objet que l'on est en train de créer pointe vers une fiche qui n'existe pas encore, cette dernière sera créée afin que la liaison soit effective. Ainsi, si vous voulez importer des comptes et des contacts dans le CRM et que certains de ces contacts sont liés à certains de ces comptes, importez dans un premier temps le fichier des comptes. Si vous choisissiez d'importer d’abord les contacts, certains comptes seront alors créés. L'import des comptes restera possible mais la manipulation devient plus complexe car il faudra gérer les doublons potentiels.
Par ailleurs, lors d'une demande de liaison vers une fiche existante, celle-ci se fait par le nom. S'il advient que deux fiches portent le même nom, l'outil d'import fera la liaison avec la première fiche rencontrée ayant ce nom.