Champs obligatoires
6 champs sont obligatoires :
- ◉ * Sujet :
- ◎ C'est le Nom de la Commande Client.
- ◉ * Statut :
- ◎ Ce champ indique l'étape à laquelle se trouve la Commande Client. Sous forme de liste déroulante, il vous faut choisir parmi les valeurs disponibles dans le CRM :
- ※ Créé
- ※ Approuvé
- ※ Livré
- ※ Annulé
- ◎ Ce champ indique l'étape à laquelle se trouve la Commande Client. Sous forme de liste déroulante, il vous faut choisir parmi les valeurs disponibles dans le CRM :
- ◉ * Date d'échéance :
- ◎ Ce champ permet de renseigner la date limite de validité de la Commande Client.
- ◎ En cas de Facturation récurrente, elle permet de calculer les dates de facturation.
- ◉ * Assigné à :
- ◎ Ce champ permet de déterminer qui est en charge de la Commande Client.
- ◉ * Adresse facturation :
- ◎ Renseignez ici l'adresse à laquelle les Factures devront être envoyées.
- ◉ * Adresse livraison :
- ◎ Renseignez ici l'adresse à laquelle les Commandes devront être envoyées.
Selon la façon dont sont renseignés les Paramètres généraux, les champs « Nom compte » ou « Nom contact » peuvent aussi être obligatoires.
Relations possibles
Champs relatifs
Les Commandes Client possèdent plusieurs « champs relatifs » :
- ◉ Nom compte
- ◉ Nom contact
- ◉ Nom affaire
- ◉ Nom Devis
Modules liés
Les Commandes Client peuvent être mises en relation vers de nombreux autres modules :
- ◉ Gestion
- ◎ Factures
- ◉ Agenda
- ◎ Activités
- ◎ Historique activité
- ◉ Outils
- ◎ Documents
Fonctionnalités des documents commerciaux
Les Documents Commerciaux possèdent de nombreuses fonctionnalités communes :
- Documents Commerciaux - Standard
- Documents Commerciaux - PDF
- Documents Commerciaux - CGV
- Documents Commerciaux - Société
- Documents Commerciaux - Bloc Adresses
- Documents Commerciaux - Bloc de Produits / Services
- Bloc de Produits / Services - Recherche de Produits et Services
- Lignes de Produits / Services - Ajout d'une ligne
- Lignes de Produits / Services - Informations sur le produit
- Lignes de Produits / Services - Quantité
- Lignes de Produits / Services - Tarif
- Lignes de Produits / Services - Total
- Lignes de Produits / Services - Suppression
- Lignes de Produits / Services - Remise
- Résumé - Frais d'expédition
- Résumé - Remise Globale
- Résumé - Avoir/Reliquat
- Résumé - Totaux
Fonctionnalités spécifiques
Les Commandes Client ont quelques fonctionnalités spécifiques. En mode lecture sur une Commande Client, vous trouverez le bouton « Autres actions » :
Selon les droits qui vous sont attribués, vous pourrez y trouver les fonctions suivantes :
- ◉ Supprimer Commande Client
- ◉ Dupliquer
- ◎ Dans le cas où une Commande Client que vous avez envoyée à un client doit être ajustée, vous pourrez modifier le statut de la Commande Client initiale, la dupliquer et apporter ainsi les modifications souhaitées à la nouvelle Commande Client. Vous gardez ainsi la trace de toutes les Commandes Client envoyées à vos clients pour une future analyse.
- ◉ Générer Facture
- ◎ Le Devis est alors dupliqué dans le module « Facture ».
Génération de Factures depuis la vue liste
Depuis la « vue liste » des Commandes Client, il existe une fonction « Générer Factures ». Celle-ci est accessible grâce au bouton « Actions ». Pour utiliser cette fonction, dans un premier temps sélectionnez les Commandes Client pour lesquelles vous souhaitez générer des « Factures » grâce aux cases à cocher, puis lancez la fonction « Générer Factures » :
Une fenêtre « Générer Factures » s'ouvre avec plusieurs options :
- ◉ « Un fichier par compte client » :
- ◎ Si la case n'est pas cochée :
- ※ Chaque Commande Client génèrera une Facture.
- ※ La seconde option ne sera pas accessible.
- ◎ Si la case est cochée :
- ※ Si des Commandes Client concernent un même Compte, ces Commandes seront groupées ensemble pour ne générer qu'une seule Facture.
- ※ La seconde option « Grouper les mêmes produits/services sur une ligne » sera accessible :
- ✻ Si la case est cochée :
- ☆ Les lignes de Produits/Services concernant les même Produits ou Services seront additionnées ensembles pour ne former qu'une ligne.
- ✻ Si la case n'est pas cochée :
- ☆ Les lignes de Produits/Services ne seront donc pas groupées.
- ✻ Si la case est cochée :
- ◎ Si la case n'est pas cochée :
Facturation récurrente
Les Commandes Client peuvent servir de « modèle » pour générer des factures récurrentes automatiquement. Plusieurs champs sont présents dans ce bloc et tous sont obligatoires si vous souhaiter l'activer :
- ◉ Activer la récurrence : Cochez cette case si vous souhaitez activer la Facturation récurrente. Les champs suivants deviennent alors actifs et obligatoires :
- ◎ Fréquence : Cette liste déroulante définit la fréquence de création des factures. Les valeurs à votre disposition sont :
- ※ Quotidienne
- ※ Hebdomadaire
- ※ Mensuelle
- ※ Trimestrielle
- ※ Annuelle
- ◎ Début : Date d’émission de la première facture récurrente. Si elle est antérieure à la date du jour, les factures passées seront également générées.
- ◎ Fin : Date de fin d’émission des factures récurrentes.
- ◎ Échéance : Cette liste déroulante permet de calculer les dates d’échéance des Factures récurrentes en ajoutant le nombre de jours sélectionnés à la date de facturation des Factures. Les valeurs à votre disposition sont :
✻ Comptant
✻ À 30 jours
- ✻ À 45 jours
- ✻ À 60 jours
- ◎ Statut de la facture : Cette liste déroulante permet de renseigner automatiquement le statut des factures récurrentes avec la valeur choisie. Les valeurs à votre disposition sont :
✻ Créé automatiquement
✻ Créé
✻ Annulé
✻ Approuvé
✻ Envoyé
✻ Avoir
✻ Soldé
- ◎ Fréquence : Cette liste déroulante définit la fréquence de création des factures. Les valeurs à votre disposition sont :
Exemple de facturation récurrente
Voici ci-dessous les étapes à suivre pour créer une facturation récurrente :
Prenons le cas d’une facturation mensuelle relative à un abonnement pour des services. Vous avez envoyé une Commande Client qui vous a été renvoyée signée par le client.
- ◉ Copiez cette Commande Client.
- ◉ Renommer la nouvelle Commande Client en y ajoutant un mot-clé permettant de distinguer la Commande Client initiale de la Commande Client qui permet d’effectuer la récurrence (Ajoutez par exemple « [REC] - »)
- ◉ Retirez de cette Commande Client les lignes de Produits / Services qui ne devront pas être facturées par récurrence.
- ◉ Activez la récurrence :
- ◎ « Activer la récurrence » : Cochez la case.
- ◎ « Fréquence » : Sélectionnez la valeur « Mensuelle ».
- ◎ « Début » : Positionnez ici la date choisie pour la première facture récurrente.
- ◎ « Fin » : Vous pouvez positionner la date de fin à 10 ans dans le futur (il sera toujours temps d’annuler la récurrence si votre client résilie son contrat en décochant la case à cocher « activer la récurrence »).
- ◎ « Échéance » : Sélectionnez la valeur « Comptant ».
- ◎ « Statut de la facture » : Sélectionnez la valeur « Créé automatiquement ».