L'iCalendar permet aux utilisateurs d'envoyer des demandes de rendez-vous, et de les transmettre à d'autres utilisateurs via e-mail.
Il est possible d'envoyer des invitations dès que le bouton Envoyer apparaît à côté du bouton Enregistrer :
En cliquant sur le bouton Envoyer, l'activité sera enregistrée et l'invitation sera envoyée. Les personnes associées à l'activité recevront alors un email contenant l'invitation ICS. Il leur sera proposé :
- ◉ D'accepter l'invitation :
- ◎ L'activité sera alors ajoutée à leur calendrier
- ◉ De décliner l'invitation :
- ◎ L'activité ne sera pas ajoutée à leur calendrier
Deux critères doivent être réunis pour pouvoir envoyer une invitation :
- ◉ Il faut qu'il y ait au moins une autre personne à inviter que la personne à qui l'activité est assignée :
- ◎ D'autres utilisateurs du CRM (champ Inviter des utilisateurs)
- ◎ Un Contact (champ Contact)
- ◎ Une Piste (Champ Pistes)
- ◉ Le Statut de l'activité doit être Planifiée
On pourra noter qu'il est possible d'envoyer une invitation pour tous les types d'activités :
- ◉ Appel
- ◉ Rendez-vous
- ◉ Appel mobile
Et aussi pour les Type d'activités que vous avez vous-même ajouté grâce à l'Editeur de listes déroulantes :
- ◉ Web-conférence
- ◉ Déjeuner d'Affaire
- ◉ ...
Back to the future
Tant que les critères sont réunis, si vous le souhaitez, vous pouvez aussi envoyer une invitation dans le passé !
Récurrence
Lors de la création d'activités récurrentes plusieurs activités sont simultanément créées (parfois plusieurs centaines). C'est pourquoi vous ne pourrez pas envoyer d'invitation si la récurrence est activée.