L'Agenda

Le module Agenda est composé de plusieurs outils permettant une bonne gestion de l’emploi du temps de chacun des utilisateurs.

La structure de l’Agenda est différente des autres modules et n’affiche pas de champs mais une vue graphique :

Visualiser les calendriers

Dans la vue graphique de l’agenda, nous pouvons voir la liste des utilisateurs qui partagent leur agenda avec nous. Dans notre cas, nous avons les agendas de Candice et d’Arnaud qui sont affichés.

L’affichage des activités des utilisateurs partageant leur agenda avec vous se fait via la liste située dans la colonne de gauche. Vous pouvez sélectionner les utilisateurs dont vous voulez voir les activités et tâches dans l’agenda. Cette liste « Utilisateurs » est sauvegardée dès qu’un utilisateur y est ajouté ou retiré afin de la conserver après la déconnexion.

Pour ajouter des utilisateurs à cette liste, cliquez simplement sur le bouton « + ».

Une liste d’utilisateur s’affiche, cliquez sur l’un d’eux pour l’ajouter et choisissez la couleur qu’il aura dans le calendrier.

Enfin pour terminer, cliquez sur le bouton « Enregistrer ».

Pour retirer temporairement un utilisateur de la liste, il suffit de décocher la case à côté de son nom. Les activités et tâches qui lui sont assignées seront alors masquées.

Affichage

Dans la vue graphique, il est possible de visualiser l’agenda sur la journée en cours, sur la semaine ou encore par mois. Pour cela, il suffit de choisir le mode d’affichage « Jour, Semaine, Mois ».

Dans notre cas, nous avons sélectionné l’affichage des activités sur la semaine. L’agenda affichera donc les activités du Lundi au Dimanche.

Il est possible de choisir les jours non travaillés, ceux-ci seront alors retirés de l’agenda. Pour cela, rendez-vous dans « Mes préférences » (en haut à droite) et dans la section « Réglages Calendrier » éditez le champ « Jours non travaillés ».

En plus des trois modes d’affichage jour, semaine, mois, l’agenda contient une partie Timeline qui permet de visualiser les activités de manière linéaire.

Il est possible d’afficher la liste des activités en cliquant sur « Liste ». Vous serez alors en vue liste comme pour n’importe quel module et aurez accès à l’outil filtre.

L’onglet « Vue calendrier » affiche uniquement votre calendrier. Les couleurs des activités ne représentent plus les différents utilisateurs mais les types d’activité.

Le bouton « Calendrier » ouvre un calendrier miniature pour naviguer plus rapidement à la date désirée.

Le bouton « Configuration » en forme de roue crantée permet à chaque utilisateur de configurer l’agenda comme il le souhaite. (Heure de début de journée, heure de fin, affichage de l’heure au format anglo-saxon ou sur 24h, …)

Création d'Activités et de Tâches

Le bouton « + » permet de créer soit une tâche soit une activité. Le choix du type d’évènement se fait en choisissant l’onglet approprié. Après création, les tâches sont affichées dans l’emplacement « Liste des tâches » et les activités seront positionnées dans le calendrier.

Afin de pouvoir créer une activité via la vue graphique, il suffit simplement de double cliquer sur l’agenda, à l’horaire souhaité. Dans l’exemple ci-dessus, l’activité aura lieu de 15h à 16h, le 24 avril 2017.

Après avoir double cliqué, une fenêtre (Pop-Up) s’affiche avec le formulaire de création rapide. Il suffit maintenant de renseigner les champs souhaités. Il est aussi possible de faire un « clic » dans le calendrier et de glisser la souris vers le bas afin de créer une activité sur une durée plus grande.

Le bouton « Enregistrer » :

Après le clic sur ce bouton, l’activité est enregistrée. Le formulaire disparait en laissant place à l’agenda, vue graphique. La nouvelle activité est présente dans l’agenda.

Le bouton « Annuler » :

Ce bouton permet d’annuler la création d’une activité afin de retourner sur l’agenda vue graphique.

Le bouton « Formulaire complet » :

Lorsque l’on clique sur cette option, la page de création complète d’une activité s’ouvre. Les données renseignées dans le formulaire de création rapide sont reprises afin de compléter ce nouveau formulaire plus complet.

Le formulaire complet

Voici l’écran du formulaire complet :

Le champ « Sujet » est le titre de l’activité.

Le champ « Type d’activité » :

Rendez-vous / Appel / Appel mobile (ou type personnalisé)

Le champ « Statut » :

Indique dans quel état se trouve l’activité.

Le champ « Priorité » :

Celui-ci indique l’urgence de l’activité.

Le champ « Envoyer rappel » :

Lorsque la case est cochée, un email sera envoyé aux utilisateurs assignés à l’activité. Il faut alors choisir le délai en jours/heures/minutes du rappel.

Le champ « Récurrence » :

Cette option permet de créer des activités récurrentes. Il faut alors renseigner les champs qui apparaissent pour définir cette récurrence.

Le bloc « Invitation » permet d’inviter des utilisateurs du CRM à une activité. Après avoir invité un ou plusieurs utilisateurs depuis la liste « Inviter des utilisateurs », ceux-ci recevront un email d’invitation.

La liste déroulante « Visibilité » permet de choisir si l’activité est publique ou privée, quel que soient les droits de lecture / écriture des autres utilisateurs.

Relations possibles

Le bloc « Relatif à » permet de mettre en relation d’autres modules avec l’activité (Piste, Comptes, Affaires). De plus, il est possible d’ajouter des contacts dans l’activité en question.

Informations Compte-rendu

Afin d’éditer un compte-rendu pour une activité, il est nécessaire d’avoir un accès en écriture sur la fiche. De plus, il est nécessaire que le champ « Statut » de cette activité soit « A eu lieu » ou « N’a pas eu lieu ». Dès lors que le champ « Statut » est positionné sur une de ces valeurs, le compte-rendu apparaît :

Si l’état de l’activité le permet, vous pouvez éditer le compte-rendu via l’éditeur de texte représenté ci-dessus.

Vous pouvez joindre une note ainsi qu’une pièce jointe à votre compte-rendu.

Il est aussi possible de créer un suivi d’activité, ce qui permettra par exemple de prendre un rendez-vous supplémentaire à partir de l’activité en question.