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Le module Agenda est composé de plusieurs outils permettant une bonne gestion de l’emploi du temps de chacun des utilisateurs. |
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La structure de l’Agenda est différente des autres modules et n’affiche pas de champs mais une vue graphique : |
Visualiser les calendriers
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Dans la vue graphique de l’agenda, nous pouvons voir la liste des utilisateurs qui partagent leur agenda avec nous. Dans notre cas, nous avons les agendas de Candice et d’Arnaud qui sont affichés. L’affichage des activités des utilisateurs partageant leur agenda avec vous se fait via la liste située dans la colonne de gauche. Vous pouvez sélectionner les utilisateurs dont vous voulez voir les activités et tâches dans l’agenda. Cette liste « Utilisateurs » est sauvegardée dès qu’un utilisateur y est ajouté ou retiré afin de la conserver après la déconnexion. |
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Pour ajouter des utilisateurs à cette liste, cliquez simplement sur le bouton « + ». |
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Une liste d’utilisateur s’affiche, cliquez sur l’un d’eux pour l’ajouter et choisissez la couleur qu’il aura dans le calendrier. Enfin pour terminer, cliquez sur le bouton « Enregistrer ». |
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Pour retirer temporairement un utilisateur de la liste, il suffit de décocher la case à côté de son nom. Les activités et tâches qui lui sont assignées seront alors masquées. |
Affichage
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Dans la vue graphique, il est possible de visualiser l’agenda sur la journée en cours, sur la semaine ou encore par mois. Pour cela, il suffit de choisir le mode d’affichage « Jour, Semaine, Mois ». Dans notre cas, nous avons sélectionné l’affichage des activités sur la semaine. L’agenda affichera donc les activités du Lundi au Dimanche. |
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Création d'Activités et de Tâches
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Afin de pouvoir créer une activité via la vue graphique, il suffit simplement de double cliquer sur l’agenda, à l’horaire souhaité. Dans l’exemple ci-dessus, l’activité aura lieu de 15h à 16h, le 24 avril 2017. Après avoir double cliqué, une fenêtre (Pop-Up) s’affiche avec le formulaire de création rapide. Il suffit maintenant de renseigner les champs souhaités. Il est aussi possible de faire un « clic » dans le calendrier et de glisser la souris vers le bas afin de créer une activité sur une durée plus grande. |
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Le bouton « Enregistrer » : Après le clic sur ce bouton, l’activité est enregistrée. Le formulaire disparait en laissant place à l’agenda, vue graphique. La nouvelle activité est présente dans l’agenda. |
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Le bouton « Annuler » : Ce bouton permet d’annuler la création d’une activité afin de retourner sur l’agenda vue graphique. |
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Le bouton « Formulaire complet » : Lorsque l’on clique sur cette option, la page de création complète d’une activité s’ouvre. Les données renseignées dans le formulaire de création rapide sont reprises afin de compléter ce nouveau formulaire plus complet. |
Le formulaire complet
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Voici l’écran du formulaire complet : |
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Le champ « Sujet » est le titre de l’activité. |
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Le champ « Type d’activité » : Rendez-vous / Appel / Appel mobile (ou type personnalisé) |
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Le champ « Statut » : Indique dans quel état se trouve l’activité. |
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Le champ « Priorité » : Celui-ci indique l’urgence de l’activité. |
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Le champ « Envoyer rappel » : Lorsque la case est cochée, un email sera envoyé aux utilisateurs assignés à l’activité. Il faut alors choisir le délai en jours/heures/minutes du rappel. |
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Le champ « Récurrence » : Cette option permet de créer des activités récurrentes. Il faut alors renseigner les champs qui apparaissent pour définir cette récurrence. |
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Relations possibles
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Informations Compte-rendu
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Afin d’éditer un compte-rendu pour une activité, il est nécessaire d’avoir un accès en écriture sur la fiche. De plus, il est nécessaire que le champ « Statut » de cette activité soit « A eu lieu » ou « N’a pas eu lieu ». Dès lors que le champ « Statut » est positionné sur une de ces valeurs, le compte-rendu apparaît : |
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Si l’état de l’activité le permet, vous pouvez éditer le compte-rendu via l’éditeur de texte représenté ci-dessus. |
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Vous pouvez joindre une note ainsi qu’une pièce jointe à votre compte-rendu. |
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Il est aussi possible de créer un suivi d’activité, ce qui permettra par exemple de prendre un rendez-vous supplémentaire à partir de l’activité en question. |