Pour commencer vous devez cliquer sur le bouton « + condition ». Cela permet d’ajouter une nouvelle ligne de critères. 3 champs apparaissent alors.
Le premier opérande sous forme de liste déroulante (à gauche) propose les champs du module, y compris les champs personnalisés. Il vous faudra en choisir un.
La case du milieu propose des opérateurs de comparaison qui s’adaptent en fonction du type de champs choisi précédemment.
Le second opérande permet de saisir le critère à vérifier en fonction des deux premiers champs, soit en saisie libre, soit lorsque vous choisissez de rapprocher un champ de type Liste Déroulante avec une valeur. Initiative vous propose alors le contenu exact de cette liste. Il est également possible suivant l'opérateur choisit que vous n'ayez pas de second opérande à saisir.
Après avoir créé une nouvelle condition, une icône en forme de poubelle apparaît au bout de celle-ci. Cliquer sur cette icône supprime entièrement une ligne condition, cliquer sur une croix à côté d’une valeur supprimera uniquement cette valeur de la condition.
Le mode Avancé
Les conditions peuvent se retrouver au sein d’une structure plus évoluée : le mode avancé. Dans ce mode, de nouveaux outils sont disponibles, les groupes s’articulent autour des opérateurs logiques « ET » / « OU », offrant de ce fait un très large panel de possibilités de filtrage.
Dans le cas du mode avancé, deux éléments supplémentaires apparaissent donc :
- Les opérateurs logiques « ET » / « OU ».
- La possibilité de créer des groupes de conditions.
L’utilisation de conditions liées par des opérateurs logiques « ET » / « OU » s’appelle l’algèbre booléenne, qui est simple mais comporte néanmoins quelques subtilités. Les principales sont les suivantes :
Utiliser un opérateur « ET » revient à utiliser une multiplication (x).
Utiliser un opérateur « OU » revient à utiliser une addition (+).
Utiliser un groupe de conditions revient à utiliser des parenthèses
La plupart du temps, on écrira instinctivement les conditions de la bonne façon, mais voici deux exemples contre intuitifs qui montrent que parfois il faut bien prendre le temps de réfléchir :
Exemple 1
Nous souhaitons créer un filtre sur les affaires assignées à Jean-Eudes et dont la Phase de vente soit renseignée avec la valeur Gagnée ou Qualification :
Instinctivement on écrirait cela de la façon suivante, Assigné à Jean-Eudes ET phase Gagnée OU phase Qualification.
Mais cela revient donc à écrire :
(Assigné à Jean-Eudes x phase Gagnée) + phase Qualification
Les résultats retournés seront donc toutes les affaires de Jean-Eudes en phase Gagnée ainsi que toutes les affaires en phase Qualification (qu’elles soient assignées à Jean-Eudes ou non) or ce n’est pas ce que nous souhaitions.
Si maintenant nous écrivons que nous souhaitons les affaires :
Assigné à Jean-Eudes x (phase Gagnée + phase Qualification),
Alors nous aurons bien toutes les affaires de Jean-Eudes ET ces affaires doivent être en phase Gagnée OU Qualification. Pour écrire cela, il faut donc utiliser les groupes de conditions :
Exemple 2
Nous souhaitons créer un filtre sur les Comptes qui ne sont ni assignés à l’administrateur ni à Jean-Eudes :
On a souvent le réflexe d’écrire ces conditions de la façon suivante :
Assigné à (différent de) Administrateur OU Assigné à (différent de) Jean-Eudes
Ce qui est faux car ce filtre … ne filtre rien : toutes les données répondent à ces critères ! En effet, l’opérateur logique OU signifie qu’au moins une condition doit être vraie pour accepter le résultat, de fait :
Si une fiche est assignée à Frédéric, pas de problème, mais si une fiche est assignée à l’administrateur alors :
Assigné à (différent de) Administrateur est faux.
Assigné à (différent de) Jean-Eudes est vrai.
Est-ce qu’au moins une condition est vraie ? Oui, donc la fiche apparaîtra dans la liste de résultat, d’ailleurs toutes les fiches affaires apparaîtrons quel que soit l’assignation car ces conditions sont toujours vraies !
La bonne façon d’écrire le filtre est donc la suivante :
