Les Documents

Le module « Documents » est une G.E.D. ou Gestion Électronique des Documents. Il est ainsi possible grâce à ce module de stocker des documents électroniques, quel que soit leurs formats et les lier aux autres fiches du CRM. Le module « Documents » est donc accessible par la « Vue Liste Liée » Outils > Documents des modules suivants :

Il est possible de créer des Dossiers dans le module « Documents », ceux-ci permettront par la suite de classer les documents.

Pour ajouter un nouveau document, cliquez sur le bouton « Ajouter Document » :

Deux champs sont obligatoires :

◉ * Titre
- ◎ Donnez un titre explicite à votre document, surtout si le fichier que vous allez attacher possède un nom du type DSC012548.jpg
◉ * Assigné à
- ◎ C'est la personne qui sera propriétaire du fichier, cela peut avoir son importance selon la façon dont vous avez configuré les « Droit d'accès ».

Enfin d'autres champs sont disponibles :

◉ Dossier
- ◎ Cette liste déroulante contient tous les dossiers que avez créés.
◉ Notes
- ◎ Vous pouvez renseigner des informations et les mettre en forme grâce à l'interface CKEditor.

C'est le bloc « Information Fichier » qui vous permettra de choisir un fichier pour l'enregistrer dans Initiative CRM. Deux types de téléchargement sont possibles :

◉ Interne
- ◎ Un téléchargement interne signifie que le fichier que vous souhaitez enregistrer dans le module est sur votre ordinateur.
- ◎ En édition, le champ « nom du fichier » est alors un bouton « Choisir Fichier ».
- ◎ En cliquant sur ce bouton, une fenêtre s'ouvre vous invitant à choisir un fichier.
  - ※ La taille maximale du fichier est de 8 Mo.
◉ Externe
- ◎ Un téléchargement externe signifie que le fichier que vous souhaitez enregistrer dans le module est sur internet.
- ◎ Le champ « nom du fichier » est alors un champ de type URL.