Droit d'accès
La gestion des droits consiste simplement à ouvrir ou cloisonner les données entre les utilisateurs. Dans Initiative, chaque fiche est assignée à un utilisateur et c’est cette assignation qui va définir qui peut y accéder et avec quels droits. L’utilisateur assigné à une fiche aura par défaut les droits de Lecture, Ecriture et Suppression sur celle-ci.
Il existe deux types de droits d’accès. Les « Règles de partage générales » et les « Règles de partage avancées » contenant les « Privilèges spéciaux ». Les « Règles de partage générales » permettent de définir pour un certain nombre de modules des droits d’ouverture qui s’appliqueront pour tous les utilisateurs alors que les « Privilèges spéciaux » sont des règles plus fines où l’on pourra décider de donner des droits supplémentaires au cas par cas. La logique veut donc que pour un module donné, on attribue d’abord dans les « Règles de partage générales » un niveau plutôt bas pour ensuite étendre les droits au reste des utilisateurs.
Dans l’exemple ci-dessus :
- ◉ Si au moins une personne ne doit pas voir une cible, il faut choisir « Privé »
- ◉ Si tous les utilisateurs peuvent voir, modifier et supprimer toutes les Affaires, on choisira « Public : Lecture, Ecriture, Suppression ».
- ◉ Si au moins une personne ne peut pas supprimer un Compte (ou un Contact) et que tous les utilisateurs peuvent voir et modifier tous les Comptes et Contacts, on choisira « Public : Lecture, Ecriture ».
- ◉ Enfin, si au moins une personne ne peut pas modifier une Piste et que tous les utilisateurs peuvent voir toutes les Pistes, il faudra sélectionner « Public : Lecture ».
puis
Pour pouvoir modifier les « Privilèges spéciaux », il vous faudra cliquer sur le bouton de la colonne « Règles de partage avancées » situé à droite du module choisi. Cliquez ensuite sur le bouton « + Ajouter privilège spécial ».
Lorsque l’on clique sur le bouton « Ajouter privilège spécial », une fenêtre s’ouvre et il faut renseigner plusieurs informations :
- ◉ Dans un premier temps il faut dire que l’on souhaite créer une règle sur les fiches appartenant à tel rôle ou équipe.
- ◉ Il faut ensuite définir à quel rôle ou équipe on souhaite étendre les droits et quels seront les droits de ces utilisateurs.
- ◎ Il existe la notion de « Rôles et subordonnés » dans cette liste. Cela signifie qu’au lieu de considérer un unique Rôle, on prend aussi en compte tous les subordonnés de ce même rôle.
Comme pour les « Règles de partage générales », à chaque changement de droits d'accès, vous devez appliquer les changements afin que la nouvelle configuration devienne effective.
Souvenez-vous, les privilèges sont cumulatifs. En effet pour une même donnée, si l’on donne un droit de modification à un utilisateur d’un côté alors qu’il n’avait qu’un droit de lecture de l’autre, cet utilisateur aura le droit de modification. En revanche, les profils sont plus puissants que les privilèges. Si l’utilisateur de par le profil attribué à son rôle n’a pas le droit de voir le module, peu importe les droits qu’on lui rajoutera, il lui sera toujours impossible de voir le module en question.