Profils
Avant toute chose, il faudra commencer par créer les profils. En effet ils seront requis par la suite, notamment pour créer les rôles. Les profils régissent les droits d'accès à l'application et aux outils. Vous avez dans votre organisation commerciale des utilisateurs qui doivent avoir accès aux pistes et d’autres non ? Les profils gèrent ces droits d’accès.
Lorsque l’on se rend sur la configuration des profils, la liste des profils est affichée. De base, il existe 4 profils dans Initiative depuis le profil Support qui est configuré pour avoir accès à un minimum d’informations jusqu’au profil Administrateur qui est configuré pour avoir un accès total.
En cliquant sur ce lien, il est possible de créer de nouveaux profils. Il vous faudra nommer le nouveau profil et vous aurez ainsi la possibilité de le créer de toute pièce.
Ces icônes apparaissent lorsque l’on place le curseur de la souris au-dessus des différents profils.
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En cliquant sur l’icône « crayon », vous pourrez modifier un profil existant. | L’icône du milieu permet de choisir un profil déjà existant afin de le dupliquer puis d’y apporter des modifications. | L’icône « poubelle » permet de supprimer un profil. Attention, cependant, lors de la suppression, vous devrez définir un profil de remplacement pour les rôles qui sont potentiellement impactés. |
En mode modification ou création sur un profil, vous avez la possibilité de l’autoriser à afficher toutes les données.
Il est également possible d’autoriser le profil à tout modifier mais cela est déconseillé. Il est préférable de laisser cette fonctionnalité au seul profil administrateur.
La colonne « modules » permet de désactiver ou d’activer le module en question pour le profil en cours d’édition.
Les 3 colonnes suivantes permettent de modifier les droits pour chaque module :
- ◉ Si « Afficher » est coché, le profil concerné pourra voir le module. Si la case n’est pas cochée, le profil ne pourra ni voir le module ni Créer/Modifier des fiches dans ce module, ni en supprimer.
- ◉ Si « Créer/Modifier » est coché pour un module, ce profil aura également le droit d’Afficher les fiches en plus de pouvoir les créer et les modifier.
- ◉ Si « Supprimer » est coché pour un module, ce profil aura également le droit d’Afficher les fiches en plus de pouvoir les Supprimer.
La colonne « Privilèges des champs et outils » permet de choisir pour le module concerné :
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Quels seront les champs que l’on pourra éditer, afficher en lecture seule ou qui seront cachés à ce profil. | Si le profil aura le droit d’importer des données depuis ce module, d’exporter des données ou de gérer les doublons. |
Bonnes pratiques
Il est recommandé de ne donner les droits de suppression qu’à peu d’utilisateurs.
Faites attention à qui vous donnez les droits d’export de données. Ces permissions permettent de télécharger toutes les données pour le module choisi.
Évitez de cocher les cases « Afficher tout » et « Modifier tout ». Si ces cases sont cochées, les choix effectués par la suite ne seront plus pris en compte.