Fonctionnement général
Grâce au plugin Outlook, vous allez pouvoir synchroniser vos contacts, activités et tâches entre votre Outlook et le CRM. Vous avez également la possibilité d’attacher un email à une fiche du CRM.
La synchronisation[1] entre le CRM et plugin Outlook s’effectue toujours manuellement et dans les 2 sens (bidirectionnelle), on ne peut pas synchroniser seulement de Outlook vers le CRM par exemple.
Lors de la 1ère synchronisation du plugin Outlook, tout est synchronisé. C’est uniquement par la suite que les éléments nouvellement créés ou modifiés seront synchronisés.
Seuls les contacts/activités/tâches qui vous sont assignés dans le CRM (champ « assigné à ») seront synchronisés dans Outlook.
Il n’est pas possible de choisir quels contacts/activités/tâches pourront être synchronisés ou non, vous avez seulement la possibilité de consulter les éléments qui seront synchronisés.
Si un contact est lié à une activité dans Outlook, après synchronisation ils ne seront pas rattachés l’un à l’autre.
[1] La synchronisation désigne le fait de copier un élément de Outlook pour le créer (ou mettre à jour) dans le CRM et inversement (du CRM vers Outlook). Exemple, dans Outlook, il y a l’activité « Déjeuner Affaire – 12h à 14h – Mardi 25 mars 2014 », lors de la synchronisation, le plugin copie l’activité et la créée dans l’agenda du CRM avec le même intitulé, la même date et les mêmes horaires.